Ambigüedades que siguen perpetuando entre el concepto de contabilidad electrónica y envío de contabilidad electrónica

Emergen dudas entre empresarios, contadores y asesores de saber diferenciar entre concepto de contabilidad electrónica y envío de la contabilidad electrónica, pues hoy en día se cree que son conceptos similares, simples y sin adversidades, los cuales no amerita indagación, sin embargo, en el ámbito profesional existen incertidumbres. La ambigüedad en ambos conceptos radica que no hay una definición formal hoy en día.

En el primer caso de acuerdo al artículo 33 del Código de comercio toda persona física y moral está obligada a llevar contabilidad mercantil y esta se deberá de llevar de manera electrónica, es decir se deberá llevar en un software contable, y dicha contabilidad electrónica se deberá de conservar en el domicilio fiscal del contribuyente, una contabilidad privada, la contabilidad esta en manos y poder del contribuyente y hasta ese momento el fisco no la conoce aún, el fisco tendrá conocimiento de ella hasta que ejerza facultades de comprobación en visita domiciliaria o revisión de gabinete.

En el segundo supuesto pasa de ser de una contabilidad privada a una contabilidad casi-publica, la contabilidad electrónica de estar en manos y poder del contribuyente ahora se deberá enviar a la autoridad fiscal de manera mensual, la autoridad fiscal a partir de tener esa información podrá conocer a todo momento las operaciones del contribuyente, las revisiones electrónicas las realizará una máquina mediante algoritmos.

1.CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

1.1 Concepto de contabilidad electrónica

El concepto de contabilidad electrónica nace de la obligación del comerciante de llevar y mantener un sistema de contabilidad, mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, esto de acuerdo con el artículo 33 del Código de Comercio. Hoy en la actualidad toda contabilidad debe ser llevada mediante un software contable y que este nos permita registrar y almacenar a través de medios y soportes digitales.

1.2 Fundamento de los elementos de la contabilidad mercantil (Contabilidad electrónica)

De la lectura del artículo 33 de Código de Comercio podemos decir que la contabilidad electrónica debe satisfacer los siguientes requisitos mínimos:

Identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
Seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;
Preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;
Conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;
Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes

2. ENVÍO DE LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

2.1 Concepto de envío de la contabilidad electrónica

El concepto de envío de contabilidad electrónica la podemos definir como un conjunto de archivos digitales que se generan a través de un software contable y que las empresas deben enviar periódicamente a la autoridad fiscal, específicamente catálogo de cuentas y balanza de comprobación como una primera parte de ese proceso de envío.

2.2 Objetivo del envío de la contabilidad electrónica

El objetivo del fisco con el envío de la contabilidad electrónica es que sea el mismo contribuyente quien alimente las bases de la autoridad fiscal y a partir de esa información mediante algoritmos realice presunciones de errores contables, discrepancias, deducciones impropias y deducciones en exceso.

2.3 Obligados al envío de la contabilidad electrónica

De acuerdo la regla 2.8.1.17 de la Resolución Miscelánea no dice que para 2022 los contribuyentes personas físicas que se encuentren tributando bajo los regímenes de actividad empresarial, enajenación de bienes y arrendamiento conforme a la LISR, cuyos ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no hubiesen excedido de cuatro millones de pesos o que inicien actividades en el ejercicio y estimen que sus ingresos obtenidos en el mismo no superaran la cantidad señalada, se les libera de enviar la contabilidad electrónica e ingresar de forma mensual su información contable en términos de lo señalado en el artículo 28 del CFF. Asimismo, la regla 3.13.19 de la RMISC 2022 precisa que también pueden quedar relevados de dichas obligaciones los contribuyentes personas físicas o morales que se encuentren tributando en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), solo que este tipo de régimen no tienen como limitante el tope de los ingresos

2.4 Elementos contables que se enviarán en el envío de la contabilidad electrónica son los siguientes:

El catálogo de cuentas utilizado en el periodo, que debe llevar agregado el código agrupador de cuentas, se envía en archivo XML comprimido en ZIP. Únicamente se debe enviar la primera vez y cada que agregues o elimines una cuenta.
La balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden, Balanza de comprobación: como el anterior, tiene que estar en forma XML y comprimida en ZIP. Este archivo debe enviarse de manera mensual, en el segundo mes siguiente correspondiente a los datos.
La balanza de cierre del ejercicio, que deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Balanza de comprobación: como el anterior, tiene que estar en forma XML y comprimida en ZIP. Este archivo debe enviarse al cierre del ejercicio.
Las pólizas generadas en las que se incluyan: el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares, los datos del CFDI que soporten la operación, los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto y el RFC del tercero con quien se realicen las operaciones.

¿Cuándo se debe enviar las pólizas contables?

Las pólizas no deberán enviarse de manera mensual, sino, conforme a la regla 1.2.8.8 de la RMF 2014, deberán entregarse cuando se requieran en el ejercicio de las facultades de comprobación a que se refieren los artículos 22, noveno párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del CFF, o cuando ésta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación o se requiera en términos del artículo 22, sexto párrafo del CFF.

¿Obligación de reenviar el catálogo y las balanzas corregidos y enviados?

Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente: enviar el catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones, las balanzas contables mensuales, así como las pólizas contables cuando estas sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor; cuyas especificaciones de estos tres conceptos se precisan en el Anexo 24, cuya última versión se publicó en el DOF del 7 de marzo de 2019.

¿Cómo se deben nombrar estos archivos antes de enviarlos a la autoridad fiscal?
Además, deberás tomar en cuenta que los archivos tendrán que nombrarse siguiendo estas reglas:

RFC: Registro Federal de Contribuyentes correspondiente a la persona física, autónomo, o moral, conformado por 12 o 13 caracteres.
Ejercicio: identificando el año fiscal correspondiente a la información que se va a enviar, y que tendrá que estar conformado por 4 caracteres.
Periodo: identificando el número de mes correspondiente a la información a enviar. Se conforma de 2 caracteres.
Clave: que puede ser: CT identificando el catálogo de cuentas.
BN: si corresponde con las balanzas de comprobación con información normal.
BC: identificando las balanzas de comprobación con información complementaria.
PL: que se refiere a las pólizas del periodo.

Ejemplo: si enviamos un archivo de Balanza de Comprobación con información complementaria en el mes de septiembre de 2020, la nomenclatura sería la siguiente:

SAOK790530QZ8202009BC.ZIP

De esta forma tendríamos:
RFC: formado por los 13 primeros dígitos – SAOK790530QZ8.
Ejercicio: formado por los siguientes 4 dígitos – 2020.
Periodo: formado por los 2 siguientes dígitos – 09.
Clave: que identifica a la balanza de comprobación con información complementaria – BC.
Formato: que identifica que es un archivo comprimido – .ZIP.

2.5 Hábitos contables que representan riesgos contables y fiscales

Los hábitos contables más comunes en los cuales incurrimos la mayoría de los contadores que representan riesgos fiscales son los que siguen:

El catálogo de cuentas es el inapropiado para el registro de las operaciones contables, se le da prioridad fiscal sobre lo contable.
Estar debidamente contabilizadas las operaciones mercantiles de acuerdo a las normas de información financiera.
Envío de balanzas en numero rojos o cifras negativas.
Envío de balanzas no depuradas ni analizadas para su correcta reclasificación.
Cuadre de balanzas con métodos de pago y complementos de pago para evitar futuras cartas invitación.
No se registra ni controlan los inventarios y en su defecto se registran las adquisiciones de mercancías en la cuenta de “compras”. Si no se registra el inventario por ende no se puede registrar el costo de ventas. Luego, no se identifica el resultado contable del periodo o ejercicio ni las mercancías existentes en cierto periodo. Al priorizar el registro fiscal se viola el principio de sustancia económica.
La cuenta de deudores se ocupa como una cuenta basurero, lo cual infla las cifras de esta y puede dar lugar a la existencia de dividendos fictos en caso de que los deudores sean los accionistas;
El capital social no se paga y el adeudo se registra en la cuenta de Deudores diversos;
Las conciliaciones no están depuradas y se tienen cifras que no se registraron en contabilidad por desconocer su origen;
Los ingresos se registran como préstamos de terceros;
Lo socios tiene entradas de dinero, pero no declaran ingresos;
Pago de gastos de viaje del socio sin ser empleado de la sociedad;
Pago de gastos personales del socio desde la cuenta de la empresa;
El socio renta las oficinas o bodega a la empresa y los servicios (luz, teléfono) están a nombre del socio;
Ofrecer incentivos laborales (premios de asistencia y puntualidad) sin tener justificación y soporte;

2.6 Sanciones relacionadas con el envío de la contabilidad

Si como persona física, autónomo, o moral tienes la obligación de presentar la Contabilidad Electrónica ante el SAT y no la envías a tiempo, esto puede suponer multas o sanciones como:

Multa de $5,000 a $15,000: si no presentamos la información contable mediante los medios designados por la autoridad fiscal.
Multa de $31,120 y $54,470: si omitimos la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica.
Multa de $260 a $4,790: si presentamos registros contables que no son exactos

¿Sabías que…?

Utilizar software contable obsoleto puede incrementar el riesgo de errores y vulnerabilidades de seguridad, comprometiendo la integridad de los informes financieros. Las versiones desactualizadas del software a menudo carecen de actualizaciones críticas para la protección contra amenazas y el cumplimiento de normativas. Mantener el software contable actualizado es esencial para asegurar la precisión de los datos y la protección de la información financiera.

“Riesgos del Uso de Software Contable Obsoleto,” TechCrunch, 2023. TechCrunch

Multa por manipulación contable

En una Gran Cadena de Tiendas Recientemente, la cadena de tiendas “RetailMax” fue sancionada con una multa de $300 millones por manipulación contable. La empresa alteró sus registros para inflar artificialmente sus ingresos y así atraer inversionistas. La investigación reveló que los informes financieros fueron maquillados durante tres años, afectando tanto a accionistas como a empleados. Las autoridades fiscales subrayaron la importancia de la transparencia y la veracidad en los informes financieros para proteger a los inversores y mantener la integridad del mercado

Financial Times, agosto 2024. Financial Times